Projekte kalkulieren: Darauf sollten Sie unbedingt achten

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Auch die Projekte des einfachen Heimwerkers setzen immer wieder einen gewissen Kapitalstock voraus. Je nach dem, in welcher Größenordnung sich die eigenen Planungen bewegen, ist es deshalb notwendig, finanzielle Kalkulationen anzuschließen und sich darüber klar zu werden, welche Summen in der Folge gestemmt werden müssen. Dank eines klassischen Dreischritts stellt jedoch auch dies kein Problem dar.

Bedeutung der Kalkulation für das Projekt

Das Projekt auszuführen, ist die eine Seite. Die andere, nicht weniger wichtige Seite besteht in der Kalkulation. Natürlich können Sie sich blind in das Projekt stürzen und das Material kaufen, wie es gerade benötigt wird. Oder die Zeit aufwenden, die Sie brauchen. Doch es ist deutlich besser, bereits zuvor zu wissen, was auf Sie zukommt!

Genau darin liegt die Bedeutung der Kalkulation. Sie haben damit die Chance, im Voraus sämtliche Aufwendungen zu erkennen und können sich selbst einen Rahmen stecken, der Ihnen als Orientierung dient. Ist Ihr Projekt etwas, von dem die ganze Familie etwas haben wird, weiß diese dank der Kalkulation ebenfalls, was in etwa auf sie zukommt. Sie stecken damit Teilziele sowie das Ende des Projekts ab.

Die Kalkulation ist allerdings keine Sache von fünf Minuten und kann durchaus ein komplexer Vorgang sein, der einige Zeit in Anspruch nimmt. Das ist auch abhängig von der Größe des Projekts. Wenn ein Heimwerker eine ganze Etage umbauen und sogar Wände herausnehmen möchte oder diese versetzen will, ist der Aufwand deutlich größer als beim Bau einer Terrasse. Das schlägt sich natürlich in der Kalkulation nieder und auch in der Zeit, die für selbige benötigt wird.

Diese Vorausplanung setzt auf Schätzungen, denn die exakten Kosten und Zeitaufwendungen können nicht vorausgesagt werden. Vielleicht ist die Kalkulation auch gar nicht komplett allein ausführbar, weil für bestimmte Arbeiten ein Fachunternehmen beauftragt werden muss. Dann sollten Sie die entsprechenden Angebote abwarten, denn nur anhand dieser können die Kosten abgeschätzt werden. Das ist vergleichbar mit der Projektkalkulation in einem großen Unternehmen, an der verschiedene Abteilungen und Verantwortliche beteiligt sind. Sie alle geben den Kostenrahmen für Ihren Bereich vor und der Projektverantwortliche trägt diese Fakten zusammen. Am Ende entsteht ein Plan, eine Art Grundgerüst, an das sich sämtliche Beteiligten halten können.

Tipp: Versuchen Sie auch, eine andere Herangehensweise an das Projekt zu kalkulieren. Was ist, wenn Sie ein anderes Material nehmen, das sich leichter verarbeiten lässt? Oder wenn Sie gleich auf ein hochwertigeres Material setzen, das nicht nach einer festen Zeit ausgetauscht werden muss? Wie sieht die Kalkulation dann aus?

Der Kostenplan zeigt die genaue Budgetierung, der Projektplan erlaubt, eine Übersicht über die Kosten zu erhalten. (#01)

Der Kostenplan zeigt die genaue Budgetierung, der Projektplan erlaubt, eine Übersicht über die Kosten zu erhalten. (#01)

Kosten- und Projektplan erstellen

Es gibt Heimwerker, die tatsächlich alles planen, und sei es nur das Anbringen von Regalen an der Wand. Bei einem derartig kleinen Projekt ist die genaue Kalkulation sicherlich ein übertriebener Zeitaufwand und kann vernachlässigt werden. Doch bei einem größeren Vorhaben sind Kosten- und Projektplan unverzichtbar.

Der Kostenplan zeigt die genaue Budgetierung, der Projektplan erlaubt, eine Übersicht über die Kosten zu erhalten. Insofern stehen beide in Zusammenhang und ein Plan kommt ohne den anderen nicht aus. Durch den Projektplan erhalten Sie einen genauen Überblick über den Aufwand für Zeit und Material, erst danach können Sie die ungefähren Kosten ermitteln. Dabei gilt, dass nur ein sehr genauer Plan zu einer exakten Kostenaufstellung führen kann, mit der es sich tatsächlich planen lässt. Es lohnt sich also, die nötige Zeit für die Planung des Projekts aufzubringen!

Die Materialkosten

Ganz entscheidend bleibt natürlich der Preis des Materials für die Gesamtkosten des Projekts. Wer zum Beispiel ein Pavillon im Garten errichten möchte, wird einen großen Teil des zur Verfügung stehenden Budgets für den Kauf des Holzes aufwenden müssen. Die eigene Arbeitskraft kann dennoch die Gesamtkosten eines solchen Vorhabens spürbar reduzieren. Schließlich würde jede Arbeitsstunde eines Handwerkers noch einmal mit bis zu 50 Euro zu Buche schlagen. Schon aus diesem Grund lohnt es sich, aus der Perspektive des Heimwerkers auf die Situation zu achten.

Gleichsam lassen die Projekte oftmals Variationen zu, was die Auswahl des Materials angeht. Wer sicher gehen möchte, dass der finanzielle Rahmen eingehalten werden kann, der entscheidet sich zum Beispiel für eine etwas günstigere Holzart. Günstiges Material ist oft genauso widerstandsfähig und kann deshalb für Bauten im Außenbereich eingesetzt werden. Damit bei der Planung nichts schief läuft ist es in Zeiten niedriger Zinsen ebenso möglich, die Hilfe eines Kredits in Anspruch zu nehmen. Auf diese Art und Weise erhalten die eigenen Planungen in finanzieller Hinsicht eine noch größere Freiheit. Dafür eignet sich bereits ein klassischer Ratenkredit, der zu günstigen Preisen am Markt zu finden ist.

Keineswegs ist es möglich, auf der Grundlage pauschaler Angaben die Materialkosten zu berechnen. Denn die Preise der Anbieter hängen nach wie vor sehr stark von der gekauften Menge ab. Wer im Rahmen eines großen Bauvorhabens dazu in der Lage ist, zu einem größeren Abnehmer zu werden, der sichert sich damit die Gelegenheit, den Stückpreis deutlich zu minimieren. Auch persönliche Kontakte stellen in dieser Beziehung eine gute Möglichkeit dar, um einen positiven Einfluss auf die zu zahlenden Preise zu haben.

Ganz entscheidend bleibt natürlich der Preis des Materials für die Gesamtkosten des Projekts. (#02)

Ganz entscheidend bleibt natürlich der Preis des Materials für die Gesamtkosten des Projekts. (#02)

Die Opportunitätskosten

Weiterhin kann die finanzielle Kalkulation des Projekts sogar noch genauer durchgeführt werden. Mancher Heimwerker setzt zum Beispiel darauf, die Opportunitätskosten mit in die Rechnung einzubeziehen. Sie beschreiben zum Beispiel einen Arbeitsausfall, wenn mehrere Werktage für den Bau des Pavillons aufgewendet werden müssen. Wäre es in dieser Zeit für einen Selbstständigen möglich, 500 Euro zu verdienen, so kann dieser Betrag gegengerechnet werden.

Häufig wird bei diesen Überlegungen jedoch ein ganz entscheidender Faktor vernachlässigt. Denn Heimwerker werden in der Regel ein größeres Interesse daran haben, ihre Bauprojekte selbst in die Hand nehmen zu können. Es bedeutet für sie einen Mehrwert, die Arbeit keinem Handwerker zu überlassen, obwohl sie vielleicht in der gleichen Zeit in ihrem Beruf mehr Geld verdienen könnten. Diese ultra-rationale Denkweise führt demnach nicht immer zum Erfolg und lässt sich nicht auf jeden begeisterten Heimwerker übertragen.

Die Instandhaltung

Bereits eine kurze Erfahrung als Heimwerker genügt, um sich darüber im Klaren zu sein, dass verschiedene Bauwerke stets laufende Kosten nach sich ziehen. Nie wird es möglich sein, diese gänzlich auszuklammern und sich auf andere Aspekte der Rechnung zu konzentrieren. Wer sich dafür entscheidet, ein Projekt durchzurechnen, muss auch den zeitlichen Horizont in der Folge etwas anheben. Hier dreht sich vieles um die Frage, wie groß die Anfälligkeit des Gebauten in der Folge ist. Müssen zum Beispiel aufgrund von Wind und Wetter immer wieder Teile ausgetauscht und neu gekauft werden?

Natürlich spielt an dieser Stelle nicht allein der finanzielle Blick auf die Dinge eine Rolle. Auf der anderen Seite lässt sich hier erkennen, ob das Projekt einen tatsächlichen Mehrwert bietet. Wer demnach die Instandhaltung in den kommenden Jahren genauer untersucht, der hat damit schnell die Möglichkeit, Chancen und Risiken des eigenen Vorhabens zu erkennen und sich genauer mit ihnen zu befassen. Der Mehrwert, der damit in Verbindung steht, lässt sich kaum leugnen.

Bereits eine kurze Erfahrung als Heimwerker genügt, um sich darüber im Klaren zu sein, dass verschiedene Bauwerke stets laufende Kosten nach sich ziehen. (#03)

Bereits eine kurze Erfahrung als Heimwerker genügt, um sich darüber im Klaren zu sein, dass verschiedene Bauwerke stets laufende Kosten nach sich ziehen. (#03)

Ermittlung der Kosten nach verschiedenen Kategorien

Gerade die kleinen Projekte eines Heimwerkers bieten sich für die Kostenermittlung nach verschiedenen Kategorien an. Diese Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie überschaubar sind, was sowohl für die Kosten als auch für den Zeitaufwand gilt.

Um nun eine Kalkulation durchzuführen, müssen die Kosten in Kostenarten geteilt werden:

  • Sachmittel (dazu gehören die nötigen Arbeitsmaterialien)
  • Externe Leistungen (müssen Unternehmen hinzugezogen werden, fallen sie in diesen Kostenpunkt – Beispiele sind Handwerker, Architekten oder Bauingenieure und ihre Leistungen)
  • Reisekosten (sollten Sie Material beschaffen oder Werkzeuge kaufen müssen, können Sie die Aufwendungen für die Fahrten hier einrechnen, was vor allem bei größeren Heimwerkerprojekten gilt, die mit der Abholung von Großgeräten (Betonmischer, Bautrockner etc.) einhergehen)
  • Sonstige Kosten (in diesen Punkt fallen alle Kosten, die Sie derzeit nicht genau benennen können, die aber definitiv anfallen werden, wenn auch in nicht genau zu beziffernder Höhe)

Eine solche Aufstellung lohnt sich aber nur dann, wenn Ihr Projekt eine gewisse Größe erreicht hat. Wer beispielsweise nur eine neue Schrankwand für das Wohnzimmer gekauft hat und diese mit der Wand verschrauben will, braucht sicherlich keinen solchen Plan.

Wer aber die Terrasse neu anlegen möchte, ist mit einem derartigen Plan gut beraten und kann hier die genauen Kosten für die Vorbereitung des Untergrunds, die Materialkosten sowie die aufzuwendenden Mittel für die spätere Bepflanzung festlegen bzw. einen Überblick darüber bekommen.

Ermittlung der Kosten nach Arbeitsaufgaben

Ein größeres Projekt lässt sich auch in einzelne Teilschritte unterteilen, die demzufolge separat kalkuliert werden können. Die Aufstellung der Kosten kann nach den eben erwähnten Kategorien erfolgen, wird jedoch für die einzelnen Teilabschnitte des Vorhabens durchgeführt und nicht für das gesamte Projekt auf einmal. Wenn später die Kosten für alle Teilschritte addiert werden, ergibt sich die Summe für das gesamte Projekt.

Der Vorteil: Der Überblick ist hiermit genauer gegeben und es zeigt sich bereits frühzeitig, wenn das Budget voraussichtlich überschritten wird. Hier können Sie rechtzeitig gegensteuern und Maßnahmen ergreifen, mit denen sich Kosten sparen lassen. Eine Möglichkeit besteht darin, andere Materialien zu verwenden oder einen Teilabschnitt erst einmal wegzulassen und später nachzuholen, wenn das Budget wieder aufgefrischt ist.

Wäre das Budget selbst bei geringen Mehrkosten nicht überspannt, so besteht kein Zwang, allein bei den theoretischen Planungen zu verweilen. Nun ist es möglich, den Blick auf die Praxis zu richten und ans Werk zu gehen. (#04)

Wäre das Budget selbst bei geringen Mehrkosten nicht überspannt, so besteht kein Zwang, allein bei den theoretischen Planungen zu verweilen. Nun ist es möglich, den Blick auf die Praxis zu richten und ans Werk zu gehen. (#04)

Der Vorteil des Heimwerkers

So sehr sich die Rolle des Heimwerkers leider aufdrängt, um über die Opportunitätskosten nachzudenken, so positiv erscheint in vielen Fällen das erreichte Verhältnis von Preis und Leistung. In der Praxis werden Heimwerker durch ihre eigene Schaffenskraft immer dazu in der Lage sein, hier einen wahren Mehrwert zu schaffen. So zeichnet sich zum Beispiel ein selbst geplanter und gebauter Pavillon durch deutlich niedrigere Gesamtkosten aus, als dies beim Bau durch einen beauftragen Handwerker oder den Kauf in einem Baumarkt der Fall ist.

Dennoch ist die Arbeit, die durch die Projekte entsteht, nicht als negative Auswirkung einzuordnen. Vielmehr sind Heimwerker dazu in der Lage, durch den Drang ihres Hobbys selbst in freien Stunden einen solchen Mehrwert für sich zu schaffen. Entspricht das Projekt also ganz und gar den eigenen Vorstellungen und wird in der nächsten Zeit immer wieder mit Freude angegangen, so erübrigen sich die Kalkulationen.

Notwendige Planungen

Natürlich bietet es sich auch in Zukunft an, nicht nur die groben Grundlagen des eigenen Projekts zu planen. Wer dazu bereit ist, den eigenen Blick etwas zu erweitern und sogleich auf die damit verbundenen Kosten zu achten, hat von nun an die Möglichkeit, den Mehrwert eines jeden Projekts noch genauer zu bestimmen. Ob es notwendig ist, diese Planungen bis ins kleinste Detail auszureizen, hängt am Ende auch mit der eigenen finanziellen Situation zusammen.

Wäre das Budget selbst bei geringen Mehrkosten nicht überspannt, so besteht kein Zwang, allein bei den theoretischen Planungen zu verweilen. Nun ist es möglich, den Blick auf die Praxis zu richten und ans Werk zu gehen.

Auch wenn Sie noch so exakt vorgehen: Fehler können in der genauesten Kalkulation vorkommen. (#05)

Auch wenn Sie noch so exakt vorgehen: Fehler können in der genauesten Kalkulation vorkommen. (#05)

Häufige Fehler bei der Kalkulation von Projekten

Auch wenn Sie noch so exakt vorgehen: Fehler können in der genauesten Kalkulation vorkommen. In der Regel können diese korrigiert werden, was nicht einmal zwingend einen enormen Mehraufwand bedeuten muss. Fehler bringen nicht das Ende des Projekts!

Allerdings gibt es vier Fehlerquellen, die wir an dieser Stelle vorstellen wollen und die sich gut vermeiden lassen:

  1. Die Planung stimmt nicht
    Der Projektplan bildet die Basis für jede Kostenaufstellung, was zumindest für größere Projekte gilt, bei denen das Anlegen eines Projektplans sinnvoll ist. Die genauen Aufwendungen lassen sich erst durch den Projektplan erkennen, was wiederum bedeutet, dass Sie keinen Überblick über die auf Sie zukommenden Kosten haben, wenn Sie den Plan nicht oder nur unzureichend ausstellen. Teilen Sie Ihr Vorhaben daher besser in Teilabschnitte ein und legen Sie einzelne Phasen für das Projekt fest. Dann lassen sich die Aufwendungen für Arbeitszeit und Material deutlich genauer bestimmen.
  2. Übervorsichtige Kostenkalkulation
    Sie wollen alles mit einbeziehen und keine Kosten vergessen? Die Kostenkalkulation kann aber auch übertrieben werden! Häufig planen Heimwerker unbewusste Reserven ein, die sie im Notfall angehen können. Das bewirkt allerdings, dass das Budget von Anfang an zu knapp ausfällt und am Ende vielleicht nicht reicht, obwohl die eingeplanten Reserven völlig unnötig sind. Es muss nicht immer der Notfall eintreten! Bleiben Sie bei der Planung realistisch und setzen Sie nur dort einen Puffer ein, wo er auch tatsächlich gebraucht werden könnte. Sie geben sich damit den nötigen Freiraum, das Projekt weniger besorgt anzugehen und nicht ständig bangen zu müssen, dass das Geld nicht reicht.
  3. Den Aufwand zu optimistisch planen
    Die zweitgenannte Fehlerquelle darf nicht dazu führen, dass Sie zu optimistisch planen. Seien Sie stattdessen realistisch und gehen Sie davon aus, dass vielleicht das eine oder andere Material doppelt gekauft werden muss oder dass der Zeitaufwand zu gut geschätzt war. Was ist, wenn die Kinder krank werden und Sie nicht mehr weiterarbeiten können? Wenn Sie selbst krank werden oder der Job Sie einige Tage länger in der Firma fesselt? Solche unvorhergesehenen Punkte sollten eingeplant werden, damit Sie einen realistischen Überblick über Zeit- und Materialaufwand bekommen. Gehen Sie nicht zu blauäugig an Ihr Projekt heran und finden Sie den goldenen Mittelweg zwischen zu optimistischer und zu pessimistischer Planung.
  4. Eventualitäten nicht im Blick haben
    Dieser Punkt hängt im Grunde mit dem vorgenannten Aspekt zusammen. Gehen Sie davon aus, dass es immer anders kommt, als Sie denken! Sie können krank werden oder das gewünschte Material ist nicht mehr vorrätig. Folge: Sie müssen erst wieder gesund werden oder – im zweiten Fall – auf das Material warten. Das kann ein Projekt unvorhergesehen weit in die Länge ziehen! Sollten Sie kein Experte auf jedem Gebiet sein und auf ein Fachunternehmen setzen müssen, planen Sie auch dort Eventualitäten ein. Vielleicht wird Ihr Projekt hinten angestellt oder der bearbeitende Angestellte fällt aus. Schon verschiebt sich Ihr Vorhaben auf unbestimmte Zeit, was Sie als Privatperson zwar kein zusätzliches Geld kosten mag, jedoch den geplanten Zeitaufwand des Projekts sprengt. Gehen Sie daher schon bei der Planung eher großzügig vor, was die Zeit angeht.

Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild:  Tyler Olson  -#01: Jack Frog  -#02: Uber Images  -#03: _Romaset -#04: Syda Productions -#05: kI Believe I Can Fly

About Author

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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